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管理会社と連絡が取れない？突如起きた、緊急事態

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豊島区／1979年築／鉄筋コンクリート造・6階建／ファミリー向け

管理会社と連絡が取れない？突如起きた、緊急事態
突然つながらなくなった管理会社
オーナー様は長年、地域の管理会社へ管理をお任せし、賃貸経営を行われていました。日々の管理や入居者対応も任せていたため、ご自身で細かく状況を確認することは少なく、信頼関係のもと運営を続けていました。しかしある時期から、管理会社へ連絡をしても電話や連絡がつながらず、入居者様からも「問い合わせ先と連絡が取れない」と相談が入るようになりました。状況確認を進めたところ、管理を担当されていた方が亡くなられていたことが判明。十分な引継ぎ体制が整わないまま管理機能が止まってしまい、オーナー様・入居者様双方が不安を抱える状況となっていました。
信頼していた家族からの紹介で、新たな管理体制へ
急遽、新たな管理会社を探す必要が生じましたが、以前より別物件にて弊社で管理をさせていただいていたこともあり、慌てることなく弊社へご相談いただきました。
これまでの実績やお付き合いの経緯もあり、所有者様であるご兄弟からも安心してお任せいただくこととなり、スムーズに管理会社の変更を進めることができました。
まずは現状の把握と引継ぎに必要な情報整理を優先し、契約状況やこれまでの管理履歴、入居者様への対応状況などを確認しました。
管理が止まる期間をできる限り短くすることを意識しながら、入居者様への影響にも配慮し、新たな管理体制への移行準備を進めました。
引継ぎで判明した未完了業務を一つずつ整理
実際に引継ぎを進めると、契約更新手続きが途中で止まっており、必要な案内や書類手続きが完了していない状況が確認されました。管理会社変更というだけでも入居者様に不安が生じやすい中、契約面で未整理の事項が残っている状態だったため、まずは入居者様へのご説明と必要書類の再整備を優先して対応しました。更新状況の確認、契約書類の整理、連絡体制の再構築を一つずつ進め、オーナー様にも状況共有を行いながら、安心して任せていただける運営体制を整備しました。
「管理を任せる安心」を改めて実感できる運営へ
現在は、契約更新の手続きも無事に完了し、管理体制も安定しています。入居者様からのお問い合わせや日常的な対応も円滑に行われ、賃貸経営は順調に継続されています。
オーナー様から、「突然の出来事でご依頼するこになりましたが、状況を整理しながら進めてもらえたことで、良かった」とのお言葉をいただきました。
賃貸経営では、建物や収支だけでなく、日々の管理体制が安定していることも大切な要素の一つです。
万が一、管理会社の変更など予期せぬ事態が起きた場合でも、速やかに現状を把握し、必要な情報を整理したうえで適切に引き継ぐことが重要です。
オーナー様と入居者様の双方が安心できる管理体制を整えることが、長期的な賃貸経営の安定につながると考えています。
急遽、管理会社を変更せざるを得ない状況になり、契約や入居者対応もどうなっているのか不安な状態でしたが、以前から管理をお願いしており、すぐに相談することができました。相談後は状況確認から引継ぎまで迅速に対応していただき、途中になっていた更新手続きについても丁寧に整理・対応してもらえたため、想像していたよりスムーズに新しい管理体制へ移行することができました。特に印象的だったのは、単に手続きを進めるだけではなく、現在どういう状況で、次に何を進めるのかを都度説明してもらえたことです。不安だった気持ちが少しずつ解消され、安心して任せることができました。今では入居者対応も落ち着き、以前と変わらず安定した賃貸経営ができています。突然の出来事でしたが、結果として信頼できる管理会社とご縁があり良かったと感じています。
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